Wo steht eure Organisation in der KI-Entwicklung?

In über 190 KI-Projekten in drei Jahren sehen wir wiederkehrende Muster und Fragestellungen auf die wir in der Arbeit für verschiedene Organisationen immer wieder stoßen. Dabei sind unterschiedliche Phasen deutlich geworden.

Hier schauen wir uns Phase A an: Bereits auf dem Weg, aber ohne gemeinsame Karte (Orientierung).

Ausgangslage:

Manche fragen schon nach dem nächsten KI-Tool. Andere sind genervt, dass plötzlich alles mit KI gemacht werden soll. Beides kommt oft gleichzeitig vor, häufig im selben Team. Organisationen in Phase A arbeiten bereits mit generativer KI, mal gezielt, mal eher zufällig. Sie stehen nicht am Anfang der KI-Nutzung. Was ihnen fehlt, ist ein gemeinsames Bild davon, was gerade passiert. Es geht darum, aus einer gewachsenen KI-Praxis gemeinsame Orientierung zu entwickeln– und dabei stetig weiterzulernen.

Wie sich Phase A im Alltag zeigt:

Die Reaktionen auf KI-Einsatz sind breit gefächert: Eine Kolleg:in möchte einen KI-Agenten bauen, der wiederkehrende Anfragen vorsortiert. Eine Mitarbeiter:in aus der Buchhaltung fragt sich, was von ihrer Rolle bleibt, wenn Belege automatisiert verarbeitet werden. Jemand hat beim Versuch, eine Excel-Datei zu erstellen, das Token-Nutzungslimit erreicht, die Tabelle ist aber noch nicht fertig. Eine Kolleg:in aus der Kommunikation hat gerade eine Stunde lang den erstellten KI-Entwurf aufwendig überarbeitet. Manche sehen für ihre Aufgaben noch keinen sinnvollen Einsatz von generativer KI oder sehen die zunehmende Nutzung kritisch. Andere möchten am liebsten ganze Abläufe automatisieren. Gerade werden die Anforderungen für ein gemeinsames KI-Tool gesammelt, oder es gibt bereits eins, aber das Gefühl ist: Schatten-KI-Nutzung findet trotzdem statt.

Solche unterschiedlichen Erfahrungen und Perspektiven begegnen uns in der Begleitung von Organisationen. Nicht immer alle gleichzeitig, aber häufig mit einer ähnlichen Frage dahinter: Was passiert bei uns eigentlich gerade mit KI?

Wenn ihr euch darin wiedererkennt, steht eure Organisation nicht komplett am Anfang der KI-Nutzung. Ihr seid bereits losgelaufen, und gleichzeitig habt ihr noch keine vollständige oder gemeinsame Karte eurer KI-Aktivitäten, die Orientierung bietet.

Für Führungskräfte und KI-Verantwortliche stellt sich deshalb oft die Frage: Was geschieht in unserer Organisation gerade mit und wegen KI?

Dabei entsteht das Spannungsfeld: Wir wollen Daten und Organisation schützen und gleichzeitig ein verantwortliches Ausprobieren und Lernen ermöglichen.

Eure KI-Landschaft ist bereits da, sie ist nur ungleich verteilt

In den letzten Jahren hat die KI ihren Weg vom privaten ausprobieren in die berufliche Praxis gefunden. Viele haben ausprobiert, manche haben nützliche Abkürzungen entdeckt. Andere sind auf Grenzen gestoßen oder haben entschieden, vorerst Abstand zu halten.

Nur erkundet in eurer Organisation nicht eine Person die Landschaft. Viele sind gleichzeitig unterwegs– und sehen jeweils einen anderen Ausschnitt. Das Ergebnis ist eine gewachsene KI-Landschaft, in der Menschen durch ihre Haltungen, Kompetenzen und Rollen verschiedene Pfade einschlagen können.

Das KI kein Selbstzweck ist, sondern anlassbezogen Sinn ergeben darf, ist mittlerweile bekannt: Daher stellen sich viele die Frage, bei welchen Aufgaben KI sinnvoll unterstützen kann? Bei einem Textentwurf wären beispielsweise andere Fragen zu klären als bei der Verarbeitung personenbezogener Daten oder der Automatisierung eines ganzen Ablaufs.

Gerade in gemeinnützigen Organisationen sowie Bildungs- und Wissenschaftseinrichtungen gehört dazu auch die Frage: Hilft der Einsatz unserer eigentlichen Aufgabe und den Menschen, für die wir arbeiten? Wo entsteht Abhängigkeit und in welchen Anwendungsfällen ist Souveränität unerlässlich?

Tool + Schulung = KI-Potenzial?

Die einen „können schon KI“, die anderen brauchen eine weitere Schulung? So einfach ist es nicht.

Die Wege zu Lernen unterscheiden sich: Manche probieren aus, andere brauchen zunächst verlässliche Leitplanken. Wieder andere möchten eine konkrete Aufgabe mit Kolleg:innen durchdenken.

Eine gemeinsame Richtung braucht nicht überall dasselbe Tempo. Sie braucht Klarheit darüber, welche Vereinbarungen für alle gelten und welche Unterstützung Menschen benötigen.

Welchen Weg laufen wir alle gemeinsam?

Bei Veränderungsprozessen ist neben dem WAS das WIE entscheidend. Gemeint ist damit, dass neben der Entscheidung für spezifische KI-Tools und Maßnahmen auch die konkrete Gestaltung des Prozess für Implementierung und Lernen ausschlaggebend ist. Wir wissen von anderen Transformationen der letzten Jahrzehnte, dass Guidelines, die von zwei Leuten entwickelt werden, oft in der Schublade verschwinden. Die Einbindung der Personen, die KI in ihrer Arbeit verwenden, ist daher wesentlich. Gleichzeitig gibt es bei KI fachliche Fragen, die am besten von Expert:innen beantwortet werden und rechtliche Vorgaben dazu, welche Akteure im Betrieb mitentscheiden dürfen.

• Die Teams kennen die Arbeitspraxis. Sie bringen konkrete Aufgaben, Bedarfe, mögliche Use Cases, bisherige Erfahrungen und Bedenken ein. Mit ihnen lässt sich erproben, ob eine Anwendung im Alltag wirklich hilft und was sich dadurch verändert.
• Expert:innen prüfen die fachlichen Anforderungen. Datenschutz, Informationssicherheit, digitale Souveränität und Infrastruktur brauchen entsprechendes Wissen. Welche Daten dürfen verarbeitet werden? Welche Abhängigkeiten entstehen? Wie passt eine Lösung in vorhandene Systeme? Diese Fragen lassen sich nicht durch eine Mehrheitsentscheidung ersetzen.
• Die zuständigen Verantwortlichen entscheiden über Prioritäten und Ressourcen. Welche Anwendungen verfolgen wir? Welche Budgets und Lernzeiten stehen bereit? Wer verantwortet Freigaben und den weiteren Betrieb?

Diese Beiträge müssen zusammenkommen. Ein fachlich geeignetes Tool kann an der Arbeit vorbeigehen. Ein vielversprechender Use Case kann an ungeklärten Anforderungen oder fehlenden Ressourcen scheitern.

Ko-Kreation heißt nicht, dass alle alles entscheiden. Sie heißt hier: Praxiswissen, Fachwissen und Entscheidungen so verbinden, dass daraus tragfähige nächste Schritte entstehen.

Die Karte entsteht beim Erkunden

Dafür muss nicht zuerst die gesamte Landschaft vermessen werden. Bestandsaufnahme, Ausprobieren, Lernen und Leitplanken entwickeln greifen ineinander.

Ein möglicher Lernkreislauf: Ein Team benennt eine wiederkehrende Aufgabe. Gemeinsam werden Nutzen, Daten und Verantwortlichkeiten geklärt. Ein begrenzter Test zeigt, welche Unterstützung nötig ist. Die Erfahrungen fließen in Tool-Kriterien, Guidelines und Lernformate zurück.

So kann auch herauskommen, dass KI für diese Aufgabe nicht sinnvoll ist. Das ist kein gescheiterter Aufbruch, sondern eine bessere Entscheidungsgrundlage.

Nicht alles muss vorab geklärt sein. Aber es muss klar sein, was erprobt werden darf, welche Grenzen gelten und wer bei offenen Fragen ansprechbar ist. Wir denken hier in zwei Vorgehensweisen die sich ergänzen und brauchen:

• Architektur: Rahmen werden gezogen und Leitlinien vorgegeben– Welche Ressourcen können verwendet werden? Welche Daten dürfen wie genutzt werden? Wer hat Zugriff auf welche Werkzeuge und warum? In welchen Organisationsbereichen oder Prozessen darf erprobt werden? Die Landschaftsarchitektur bestimmt die Form des Beetes in dem gearbeitet wird.
• Gärtnerei: Es wird erprobt und getestet– Die realen Potenziale von generativer KI in Organisationen lassen sich aufgrund der unterschiedlichen Datenkontexte, Anwendungskompetenzen und Modellfähigkeiten nicht vorhersagen, sondern müssenerprobt werden. Wie bei Pflanzen in einem Garten gibt es einige Aspekte die man richtig machen kann, aber die Erfahrung in der Praxis, das wachsen, ist der wichtigste Schritt.

So begleiten wir euch, wenn ihr in Phase A seid:

Bei zukunft zwei haben wir unsere Learnings aus der Zusammenarbeit mit über 190 KI-Projekten gesammelt.

• Eine Status-quo-Umfrage mit Auswertung und Einordnung macht Nutzung, Erfahrungen und Unterstützungsbedarfe sichtbar.
• Kriterien zur Tool-Auswahl schaffen Orientierung für Entscheidungen und verantwortliches Ausprobieren.
• Organisationsspezifische KI-Guidelines
• Erste Prozesse und Strukturen für wirksame Entscheidungen
• Optional: Schulungen und Lernformate bauen Kompetenzen an konkreten Aufgaben auf.

Die Karte wird dabei nicht fertig übergeben und abgeheftet. Sie wird von euch selbstständig ergänzt und kontinuierlich weiterentwickelt.

Ihr erkennt eure Organisation darin wieder? In einem unverbindlichen Orientierungsgespräch klären wir gemeinsam, wo ihr gerade steht und welcher nächste Schritt zu euch passt.